Bisnis Pengantar - Pengelolaan Organisasi Bisnis

PENGELOLAAN ORGANISASI BISNIS

MENGAPA MANAJEMEN DIPERLUKAN

Manajer adalah orang yang mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Organisasi adalah suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih yang menjalankan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan-tujuan tersebut menjadi target yang harus dicapai melalui perencanaan-perencanaan dan serangkaian tindakan. Manajemen dalam sebuah perusahaan atau organisasi harus dilakukan sebaik mungkin, hal itu ditunjukkan dengan terlaksananya semua fungsi-fungsi manajer  yaitu :

a.       Perencanaa tugas-tugas

b.      Pengorganisasian tugas-tugas

c.       Komunikasi dengan karyawan tentang tugas-tugas

d.      Pengendalian tugas-tugas.

Manajemen yang efektif kemungkinan dapat menghasilkan :

a.       Peningkatan penghasilan perusahaan, atau

b.      Penurunan biaya perusahaan, atau

c.       Keduanya secara bersama-sama.

Sehingga, laba perusahaan akan meningkat  sebagai pencerminan meningkatnya nilai perusahaan.

TIGKATAN MANAJEMEN

Pada dasarnya , semua manajer melaksanakn fungsi-fungsi yang sama , tetapi jabatan atau posisi mereka yang berbeda dalam suatu organisasi mengharuskan mereka memberikan penekanan berbeda.

v  Manajemen Puncak (Top Management) , terdiri dari posisi :

o   President

o   Chief Executive Officer

o   Vice President

Manajemen puncak bertanggung jawab atas seluruh manajemen organisasi. Para manajer puncak membuat keputusan yang berkaitan dengan tujuan dan sasaran jangka panjang perusahaan, serta bertugas mengarahkan organisasinya dalam hubungannya dengan pihak luar.

v  Manajemen Menengah (Middle Management) terdiri atas posisi :

o   Regional Sales Manager

o   Plant Manager

Bertanggung jawab atas pelaksanaan tujuan-tujuan dan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan oleh manajer puncak mereka bertanggung jawab atas keputusan-keputusan jangka pendek, karena mereka lebih dekat dengan proses produksi. Mereka berfungsi menyelesaikan masalah-masalah rutin dan mencari metoda-metoda baru untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

v  Manajemen Bawah (first-line atau supervisory management), terdiri atas :

o   Account Manager

o   Supervisor

Para manajer bawah berkaitan dengan masalah-masalah seperti  ketidakhadiran pekerja dan keluhan para pelanggan.

FUNGSI-FUNGSI MANAJER

a.       Fungsi Perencanaan (Planning) adalah proses persiapan yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi bisnis dimasa yang akan datang. Misal menetapkan misi.

1.      Perencanaan Strategis (Strategic Plan), mengidentifikasi bisnis utama sebuah perusahaan jangka panjang.  Perencanaan strategis merupakan perincian dari misi, terdiri atas tujuan-tujuan (goals) dan strategi-strategi yang dapat digunakan untuk menjabarkan misi.

2.      Perencanaan Taktis (Tactical Planning), memiliki periode yang lebih pendek, misal satu atau dua tahun yang akan datang, tentunya harus sesuai dengan perencanaan strategis jangka panjang. Melibatkan Top Manager dan Middle Manager.

3.      Perencanaan Operasional (Operational Planning), metoda-metoda yang ditetapkan untuk digunakan pada periode terdekat untuk mencapai perencanaan taktis. Untuk melaksanakan perencanaan operasional , perusahaan harus menetapkan lebih dahulu kebijakan-kebijakan (policies) yaitu pedoman-pedoman (guidelines) yang akan digunakan untuk melaksanakan perencanaan operasional . kebijakan tersebut akan menjamin bahwa semua karyawan memperhatikan setiap tugasnya, serta dapat menghindari  karyawan dari pekerjaan yang tidak efisien dan berbahaya. Kebijakan juga memuat prosedur, yaitu langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan kebijakan-kebijakan.

4.      Perencanaan Kontingensi (Contingency Planning), yaitu alternatif perencanaan yang disusun untuk berbagai kemungkinan kondisi bisnis dimasa yang akan datang.

b.      Fungsi Pengorganisasian (Organizing), fungsi ini melibatkan pengorganisasian karyawan dan sumberdaya lain yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetpkan. Fungsi ini akan terjadi secara terus menerus sepanjang hidup perusahaan. Fungsi ini menjadi sangat penting untuk perusahaan yang sering melakukan restrukturisasi kegiatan-kegiatan operasionalnya.

c.       Fungsi Kepemimpinan (Leading), yaitu proses mempengaruhi kebiasaan-kebiasaan orang lain untuk mencapai tujuan bersama. Fungsi ini meliputi :

1.      Komunikasi dengan para karyawan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang ditugaskan

2.      Kemungkinan metoda-metoda untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang ditugaskan.

Fungsi kepemimpinan harus diarahkan agar sesuai dengan perencanaan strategis perusahaan. Beberapa bentu kepemimpinan dapat memberikan motivasi para pekerja, misal memberikan pendelegasian wewenang dengan cara memberi tanggunng jawab yang lebih besar kepada mereka , hal itu dapat meningkatkan kebanggan kerja dan kepercayaan diri pekerja.

Gaya-gaya kepemimpinan (Leadership style)

1.      Gaya Kepemimpinan Autocratic adalah gaya kepemimpina yang digunakan oleh seorang pemimpin dengan tetap mempertahankan secara penuh kewenangannya untuk membuat keputusan. Para bawahan hanya akan sedikit memiliki masukan (input) atau tidak memilikinya sama sekali. Para manajer autocratic meyakini bahwa para karyawan tidak dapat menawarkan masukan(input) dan tidak dapat memberi kontribusi pada setiap keputusan atasan.

2.      Gaya Kepemimpinan Free-rein atau Laissez-faire adalah gaya kepemimpinan yang digunakan oleh seorang pemimpin untuk mendelegasikan banyak kewenangan kepada para karyawan. Manajer dengan gaya ini perlu mengkomunikasikan tujuan-tujuan perusahaan kepada para karyawan dan memperbolehkan mereka untuk memilih cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Gaya kepemimpinan Participative adalah gaya kepemimpinan yang digunakan oleh seorang pemimpin untuk menerima input dari karyawan dan biasanya mengijinkan mereka untuk membuat keputusan sesuai dengan kewenangannya. Manajemen partisipatif mengijinkan para karyawan untuk menyatakan pendapat mereeka, namun manajemen juga tidak meminta mereka untuk membuat keputusn-keputusan besar.

d.      Fungsi Pengendalian (Controlling) adalah fungsi yang menunjukkan monitoring dan evaluasi tugas-tugas. Untuk mengevaluasi, para manajer  perlu mengukur kinerja untuk dibandingkan dengan standar-standar dan harapan-harapan yang telah ditetapkan. Hal ini berarti fungsi pengendalian memperkirakan apakah rencana-rencana yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan telah tercapai. Fungsi pengendalian dilakukan secara terus menerus untuk evaluasi sehingga perusahaan dapat melakukan tindakan-tindakan korektif yang diperlukan untuk mencapai rencana strategis. Dalam fungsi ini diperlukan penetapan standar yang diperlukan untuk mendeteksi dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan, sehingga membantu meningkatkan kinerja perusahaan.

KETRAMPILAN-KETRAMPILAN MANAJERIAL (MANAGERIAL SKILLS)

Agar para manajer dapat bekerja dan membuat keputusan-keputusan dengan baik, mereka perlu memiliki tiga ketrampilan, yaitu :

a.       Ketrampilan-ketrampilan Konsep/analitis (Conceptual Skills) adalah kemampuan memahami hubungan antar berbagai pekerjaan yang ada didalam sebuah perusahaan. Dengan ketrampilan ini , para manajer cenderung menjadi semakin kreatif dan berkeinginan menggunakan berbagai metoda untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

b.      Ketrampilan-ketrampilan antar Personal (Interpersonal Skills atau Human Skills) adalah kemampuan berkomunikasi dengan para pelanggan dan karyawan. Komunikasi dengan para pelanggan diperlukan untuk menjamin kepuasan para pelanggan. Manajer harus bersedia mendengarkan keluhan mereka serta memberikan tanggapan yang baik. Sedangkan komunikasi dengan para karyawan dilakukan terutama komunikasi yang berkaitan dengan masalah-masalah pekerjaan, sehingga manajer  akan mengetahui kesalahan-kesalahan kerja yang mereka lakukan dan segera memperbaikinya.

c.       Ketrampilan-ketrampilan Teknis (Technical Skills) adalah ketrampilan yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas harian. Para manajer perlu ketrampilan teknis untuk mengetahui berbagai jenis pekerjaan yang mereka kelola.

PROSES PENGABILAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah sebuah kesepakatan. Pengambilan keputusan dapat dalam keadaan risiko, ketidakpastian , gawat atau sekedar tebakan saja. Dalam pengambilan keputusan diperlukan berbagai informasi untuk menentukan bagaimana sumberdaya-sumberdaya perusahaan harus dialokasikan. Semua keputusan yang telah dilakukan akan memengaruhi penghasilan dan biaya operasinal perusahaan, yang pada akhirnya akan mempengaruhi laba perusahaan. Proses pengambilan keputusan melibatkan beberapa langkah :

a.       Mengidentifikasi berbagai kemungkina keputusan.

b.      Memperoleh dan mengumpulkan informasi relevan untuk berbagai kemungkinan keputusan.

c.       Mengestimasi biaya dan manfaat untuk berbagai kemungkinan keputusan.

d.      Membuat suatu keputusan terbaik dan melaksanakannya.

e.       Mengevaluasi keputusan tersebut secara periodik untuk menentukan apakah keputusan memerlukan perubahan.